BERBASIS DIGITALISASI SEKOLAH
Oleh: Amro Lani, S.Pd.,Gr
Latar Belakang Masalah (SITUASI)
Pendidikan merupakan salah satu komponen utama dalam pembangunan suatu negara. Menurut World Population Review, sistem pendidikan Indonesia berada di peringkat 54 dari total 78 negara, dibawah Singapura, Malaysia, dan Thailand. Untuk saat ini, Indonesia dalam Human Development Index berada di posisi 107 dari 189 negara, dengan nilai 0,718. Akibat pandemi Covid-19, kategori Indonesia turun dari negara berpendapatan menengah atas (upper middle income) menjadi negara berpendapatan menengah bawah (lower middle income).
Uraian di atas menunjukkan bahwa Indonesia memiliki tugas bersama untuk meningkatkan kualitas sistem pendidikan agar Indonesia dapat maju. Sistem pendidikan yang berkualitas akan menghasilkan individu-individu yang unggul, berpengetahuan luas, kompeten, dan siap menghadapi tantangan masa depan. Salah satu aspek yang harus diperbaiki untuk meningkatkan layanan pendidikan adalah administrasi sekolah.
Administrasi sekolah merupakan salah satu sistem tata pengaturan untuk mengintegrasikan semua jenis dan bentuk sumber daya yang berkaitan dengan efektivitas pembelajaran menuju pencapaian tujuan pendidikan di sekolah. Administrasi sekolah dilakukan guna mengelola data sekolah untuk mempermudah penyelenggaraan kegiatan dan mempermudah penyajian data saat diperlukan.
Saat ini, SMP Negeri 1 Mandah masih melakukan system pengelolaan administrasi dengan gaya lama atau belum berbasis digitallisasi sekolah. Hal ini dibuktikan dengan data-data yang hanya berupa dokumen print out atau tumpukan kertas yang bisa diakses oleh warga sekolah itu saja. Oleh karena itulah, saya memiliki inovasi pengelolaan administrasi berbasis digitalisasi sekolah di SMP Negeri 1 Mandah.
Tantangan Pengelolaan Administrasi Sekolah (TANTANGAN)
Pengelolaan administrasi sekolah adalah aspek penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional lembaga sekolah. Pengelolaan administrasi sekolah juga sangat mempengaruhi penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Sekolah dituntut untuk menyajikan data atau informasi sekolah yang akurat, tepat, dan cepat saat diperlukan. Hal ini bukanlah sesuatu yang mudah mengingat data administrasi sekolah yang beragam dan kompleks mulai dari kepegawaian, kesiswaan, keuangan, kurikulum, kearsipan, sarana dan prasarana, serta hubungan masyarakat.
Sumber daya manusia yang berkualitas merupakan komponen utama dalam pengelolaan administrasi sekolah. Pemilihan staf yang kompeten dan berdedikasi dapat membantu menciptakan tim yang efisien dalam mengerjakan tugas-tugas administratif. Hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi sekolah, khususnya SMP Negeri 1 Mandah Kecamatan Mandah, Kabupaten Ingragiri Hilir, Riau. Pasalnya, selama ini administrasi sekolah dikelola oleh kepala sekolah dan para guru. Tidak adanya staf khusus tata usaha yang mengelola administrasi sekolah membuat data menjadi tidak terstruktur. Hal ini terjadi karena kurangnya sumber daya manusia yang kompeten dalam bidang pengelolaan.
Pengarsipan data secara manual juga menjadi salah satu faktor administrasi sekolah SMP Negeri 1 Mandah tidak rapi. Pengarsipan manual tidak efisien karena sangat menguras waktu dimana kepala sekolah dan guru harus melakukannya disela kewajiban lain seperti mengajar, rapat dan aktivitas lainnya.
Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Administrasi Sekolah (AKSI)
Terdapat dua opsi aksi solutif sebagai strategi pengelolaan administrasi sekolah SMP Negeri 1 Mandah, diantaranya menambah SDM khusus tata usaha atau menggunakan bantuan teknologi sebagai upaya digitalisasi sekolah. Baik keduanya memiliki sisi positif dan negatif masing-masing. SMP Negeri 1 Mandah kemudian tidak memilih opsi penambahan SDM sebagai jalan keluar dari situasi ini, dimana perekrutan pegawai khusus pengelola administrasi membutuhkan tambahan anggaran biaya insentif yang tidak sedikit sehingga sulit direalisasikan.
Dalam era digital, teknologi menjadi bagian terpenting dalam kehidupan sehari-hari, termasuk dalam dunia pendidikan. Banyak hal telah berubah pada zaman yang serba canggih ini. Selain lebih praktis, penggunaan teknologi dinyatakan sebagai solusi alternatif untuk menekan anggaran biaya pelaksanaan kegiatan belajar mengajar yang sesuai dengan kondisi SMP Negeri 1 Mandah. Salah satu teknologi yang digagas adalah Website.
Website sekolah bukan hanya tren semata, melainkan kebutuhan mendesak yang sangat penting untuk dimiliki setiap sekolah. Website dapat digunakan sebagai sarana promosi. Website dapat membantu lembaga pendidikan untuk menyebar luaskan informasi tentang profil sekolah, visi misi, struktur organsisasi sekolah, kegiatan sekolah, jadwal, prestasi, dan pengumuman untuk siswa maupun orang tua, bahkan masyarakat umum secara online yang dapat menarik perhatian calon siswa atau calon orang tua siswa untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sekolah.
Website dapat juga menjadi sarana komunikasi. Konten dalam website tersebut tentunya sangat memudahkan orang tua untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tanpa harus datang ke sekolah secara langsung. Dengan adanya informasi jadwal, kegiatan, acara khusus maupun masa libur, orang tua dapat merencanakan dengan baik dan tidak ketinggalan informasi tentang kegiatan penting di sekolah. Website sekolah juga menyediakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh orang tua jika ada pertanyaan, masalah, atau konsultasi terkait pendidikan siswa. Alumni sekolah pun akan dengan mudah mengetahui informasi terbaru mengenai sekolah dan dapat bersilaturahmi dengan pihak sekolah. Hal ini memungkinkan alumni untuk membuat forum dan bertukar informasi terkait kegiatan alumni, peluang karir, atau bahkan saling membantu mendapatkan pekerjaan.
Website sekolah juga dapat menjadi sarana digitalisasi sekolah, dimana website merupakan sarana pengembangan pendekatan pembelajaran yang lebih interaktif yang berisi video materi pelajaran, tugas, simulasi dan soal-soal yang dapat dimanfaatkan seluruh siswa untuk mengulang kembali pelajaran di sekolah dengan mudah. Hal ini sangat berguna karena tak jarang siswa melewatkan pelajaran saat absen sakit. Guru dapat dengan mudah menambahkan materi atau tugas yang tidak ada dalam buku teks siswa melalui website tanpa perlu mencetak dan memfotokopi lagi.
Manfaat lain dari website sekolah adalah sebagai sarana untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas lembaga pendidikan. Sekolah dapat memberikan informasi tentang kebijakan sekolah, keuangan, profil guru, dan laporan kegiatan sekolah melalui website. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap sekolah sehingga masyarakat dapat ikut andil dalam mendukung citra dan reputasi baik sekolah. Hal ini memungkinkan sekolah mendapatkan kemudahan dalam mencari sponsor kegiatan.
Yang tak kalah penting adalah bahwa website sekolah dapat diakses oleh semua orang, tak terkecuali pengawas sekolah dan pegawai Dinas Pendidikan. Hal ini sangat memudahkan pihak sekolah untuk menunjukkan ketika data kepegawaian sekolah, data Kurikulum Operasional Sekolah (KOS), atau data lainnya dibutuhkan sewaktu-waktu. Website ini juga digunakan untuk menunjukkan eksistensi sekolah.
Hasil Pengelolaan Administrasi Secara Online (REFLEKSI)
Dengan adanya website sekolah ini, pengelolaan informasi dan administrasi menjadi terpusat secara online. Kepala sekolah, guru, siswa, orang tua, pengawas sekolah, pegawai Dinas Pendidikan, bahkan masyarakat umum dapat mencari seluruh informasi yang dibutuhkan mengenai SMP Negeri 1 Mandah dengan mengakses melalui satu platform dengan mudah dan praktis.
Inovasi ini tidaklah terwujud dengan instan mengingat website adalah hal baru bagi sekolah yang benar-benar belum pernah dimiliki sebelumnya. Pihak sekolah SMP Negeri 1 Mandah tentu saja mengalami banyak tantangan selama proses pembuatan hingga proses promosi website. Beberapa pihak sekolah saling terlibat dalam projek website ini terutama kepala sekolah sebagai pihak yang menginisiasi dibentuknya website sekolah SMP Negeri 1 Mandah. Ide pembuatan website berawal dari kepala sekolah yang merasa ini sudah saatnya SMP Negeri 1 Mandah untuk menampilkan diri kepada dunia.
Sekolah pun menargetkan agar website menjadi media untuk mendapatkan perhatian khusus dari pihak luar terutama dari Dinas Pendidikan untuk membantu meningkatkan fasilitas sekolah yang tidak layak pakai seperti bangunan sekolah, kantor guru, ruang kelas, sanitasi, dan juga pengadaan ruang laboratorium, perpustakaan, lapangan, serta ruang kegiatan ekstrakurikuler. Kondisi fisik sekolah yang kurang layak menjadi salah satu faktor kurangnya minat calon orang tua dan calon siswa mendaftar di SMP Negeri 1 Mandah. Saat ini pihak sekolah telah melakukan pengajuan proposal kepada Dinas Pendidikan dan berharap mendapatkan bantuan segera. Namun hal ini tidak mengikis semangat para guru untuk terus melakukan tugas mereka dalam melangsungkan kegiatan belajar mengajar demi ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa.
Proses realisasi projek website ini membutuhkan waktu yang tidak singkat. Para guru mulai mengumpulkan data-data yang akan ditampilkan dalam website, seperti data kepegawaian, kesiswaan, kurikulum, dokumentasi kegiatan sekolah, beserta narasi penjelasannya. Hal ini tidak mudah karena data-data tersebut tidak terstruktur. Dalam proses pengumpulan data inilah baru disadari bahwa selama ini banyak data yang tercerai-berai. Bahkan dokumentasi kegiatan sekolah pun tidak tersimpan di ponsel salah seorang guru saja, melainkan tersebar di ponsel para guru. Hal ini disebabkan guru penanggung jawab kegiatan yang berbeda sehingga dokumentasi berceceran. Para guru pun awalnya juga tidak tahu dokumentasi tersebut harus diapakan selain terus disimpan di ponsel mereka.
Kepala sekolah kemudian meminta para guru yang mengirimkan data-data terkait dan mengumpulkannya menjadi satu kemudian melalui musyawarah dipilihlah satu orang guru sebagai admin website untuk bertugas menyusun data.
Meskipun informasi tata cara membuat website tersebar secara online dan dapat diakses secara gratis, proses ini tidaklah mudah mengingat admin harus belajar secara otodidak dari Google dan Youtube bukan melalui kursus berbayar. Hal ini dilakukan semata-mata untuk menghemat anggaran biaya.
Langkah selanjutnya yaitu musyawarah kepala sekolah dan para guru terkait tema dan desain website. Proses ini tidak memakan banyak waktu karena tidak banyak koreksi dari desain yang diajukan admin, sehingga dapat dengan mudah disetujui oleh forum.
Setelah website sudah jadi, langkah selanjutnya adalah promosi guna menyebarkan informasi bahwa SMP Negeri 1 Mandah memiliki website yang dapat memudahkan banyak pihak terutama orang tua, alumni, dan masyarakat. Kepala sekolah dan para guru mulai memberitahukannya kepada siswa sebagai pihak terdekat. Para siswa antusias dan bergembira menemukan foto mereka dalam dokumentasi sekolah di website. Hal ini memicu semangat mereka dalam mengikuti kegiatan baik belajar dalam kelas maupun kegiatan ekstrakurikuler seperti kesenian, keagamaan, dan pramuka. Mereka berharap kegiatan yang mereka ikuti didokumentasikan dan nantinya kenangan tersebut dapat dilihat kembali saat sudah menjadi alumni. Selanjutnya pihak sekolah mempromosikan website melalui rapat orang tua siswa saat pengambilan raport. Diberitahukan kepada orang tua agar senantiasa mengecek website jika membutuhkan informasi. Promosi untuk alumni dan masyarakat umum dilakukan dengan media WhatsApp grup yang kemudian diforward ke grup lainnya. Pihak sekolah pun dengan terbuka meminta kritik dan saran agar website sekolah terus berkembang menjadi lebih baik.
Sejauh ini website sekolah dirasa sangat efektif dalam pengelolaan administrasi sekolah. Melalui website ini, para guru merasakan dampak yang signifikan terkait penyimpanan data dan dokumentasi sekolah. Mereka yang dulu kebingungan dan hanya menyimpan data dan dokumen sendiri sekarang dapat menyetorkan data dan dokumentasi kepada admin yang kemudian akan diupload ke website sekolah. Kepala sekolah pun merasa penggunaan website sekolah lebih efisien karena beliau dapat dengan mudah membuka website saat membutuhkan data atau dokumentasi apapun, yang mana dulu sebelum ada website, membutuhkan waktu lama untuk beliau menemukan data karena bingung harus bertanya kepada siapa saat membutuhkan data tertentu karena data bercerai-berai dan tidak tahu disimpan oleh siapa. Pengelolaan data dengan website menjadi lebih efektif karena data tidak akan hilang dan dapat diakses oleh siapa saja dan kapan saja.
Sejauh ini, respon dari berbagai pihak sangat luar biasa, terutama dari alumni. Mereka merasa bangga bahwa sekolah mereka kini berinovasi menjadi lebih baik sehingga dapat bersaing dengan sekolah lain. Pihak SMP Negeri 1 Mandah berharap mendapatkan apresiasi dari pengawas sekolah dan Dinas Pendidikan yang kemudian dapat merealisasikan proposal pembangunan sekolah segera.
Faktor kesuksesan pengelolaan administrasi sekolah secara online ini tidak lepas dari kegigihan usaha pihak dalam merapikan data yang sebelumnya tidak terstruktur. Para guru dan kepala sekolah berusaha mewujudkan inovasi ini agar data dapat terkelola lebih baik di masa yang akan datang. Pengelolaan administrasi tidak dapat berhasil tanpa adanya kerjasama tim pihak sekolah SMP Negeri 1 Mandah yang solid.
Pembelajaran yang diterima oleh pihak sekolah terutama para guru adalah bahwa seiring perkembangan teknologi, banyak hal dapat dilakukan secara online tidak terkecuali pengelolaan administrasi. Guru yang dahulu harus mengerjakan administrasi secara manual dalam buku dan jurnal fisik yang kemudian disimpan di tempat penyimpanan berkas. Kini di era digital, dapat mengelola administrasi dengan lebih efektif, efisien, dan akurat. Bidang pendidikan akan terus mengikuti pesatnya perkembangan informasi demi terwujudnya visi misi sekolah dan tujuan pendidikan untuk mengembangkan potensi dan mencerdaskan bangsa agar siap menghadapi dan bersaing di masa yang akan datang.
Dibuatnya website sekolah sebagai inovasi pendidikan dan praktik baik SMP Negeri 1 Mandah adalah bentuk dari implementasi kurikulum merdeka berupa digitalisasi sekolah. Website sekolah diharapkan mampu meningkatkan dan membawa pembaharuan bagi sekolah. Tulisan ini dibuat dengan tujuan agar dapat mencapai hasil yang diharapkan diantaranya tersedianya praktik pembelajaran, kepemimpinan pembelajaran, pengelolaan satuan pendidikan sekolah menengah pertama, dan pengimbasan yang mengimplementasikan kurikulum merdeka.